Aggiornamento Banca Dati del farmaco e del parafarmaco

L’aggiornamento quotidiano della banca dati è una operazione indispensabile per evitare di commettere infrazioni nella dispensazione o gestione di farmaci e prodotti, e per poter disporre di informazioni aggiornate relativamente alle schede informative dei singoli prodotti.
Per evitare di dimenticare di aggiornare la banca dati è opportuno inserire tale attività tra le operazioni pianificate del server.

Ogni giorno è necessario verificare il contenuto dell’aggiornamento.
Il compito è agevolato dai filtri presenti sui gestionali informatici, che consentono di estrarre le variazioni relative anche solo ai prodotti trattati o in giacenza al momento, oppure per suddivisione merceologica o gruppo merceologico o ATC, filtrandoli altresì per tipologia di variazione contenuta nell’aggiornamento.

Le prime attenzioni devono essere rivolte a: revoche, lotti invendibili, variazioni di concedibilità, variazioni o introduzione di prezzi di riferimento.
Qualora un prodotto in giacenza in farmacia sia soggetto a provvedimento di revoca, si deve provvedere a rimuoverlo dagli scaffali di vendita e a riporlo in apposito contenitore (scaduti o non vendibili), possibilmente in un locale separato da quello destinato alla vendita.
Allo stesso modo devono essere rimossi tutti i prodotti appartenenti a lotti di cui sia stata vietata la vendita.

Qualora nell’aggiornamento siano presenti variazioni di prezzo si deve provvedere obbligatoriamente all’apposizione del nuovo prezzo sulle confezioni dei farmaci con obbligo di ricetta (classi A e C), mentre non è obbligatorio che sia indicato il prezzo sulle confezioni dei farmaci SOP e OTC e sui prodotti parafarmaceutici, ma è obbligatorio che, qualora siano esposti al pubblico sugli scaffali di vendita, sia esposto il relativo prezzo.
In caso di modifiche del prezzo di riferimento devono essere fatte valutazioni in merito all’eventuale modifica dei parametri (quantità in pezzi) di riordino.
L’aggiornamento usualmente veicola informazioni (variazioni) che non hanno effetto immediato, ma dopo alcuni giorni. In particolare nel caso la variazione consista in una modifica del prezzo al pubblico o del prezzo di riferimento (ovviamente solamente in caso di farmaco mutuabile), è importante provvedere immediatamente alle necessarie modifiche dei parametri gestionali, per ottimizzare le immancabili ricadute sul magazzino.