Analisi degli scostamenti

Nella maggior parte delle aziende è attuata la cosiddetta “contabilità progressiva mensile”. Essa consente alla direzione, entro i primi dieci giorni del mese successivo, di conoscere i risultati effettivi del mese precedente e il risultato complessivo sino al mese appena terminato.

La funzione del reporting contabile è quella di mettere a confronto i dati effettivi (rilevati dalle contabilità) con quelli corrispondenti contenuti nei budget. Dal confronto tra risultato effettivo e budget scaturisce lo scostamento, ottenuto come differenza tra i due valori (o quantità, se l'operazione fa riferimento a misure fisiche).

Lo scostamento può evidentemente essere positivo o negativo. Per quanto riguarda le vendite a valore (fatturato), uno scostamento negativo significa minori ricavi rispetto agli obiettivi indicati nel budget. Per quanto riguarda i costi, uno scostamento positivo (favorevole) significa che i costi effettivamente sostenuti (rilevanti dalla contabilità) sono stati inferiori a quelli previsti. Ma non basta determinare lo scostamento; è importante conoscere perché si è verificato. Occorre, in altri termini, procedere all’analisi degli scostamenti.

Il confronto può essere effettuato sia a valore sia a quantità, secondo le finalità e le esigenze operative. L'imprenditore, per esempio, può ritenere importante conoscere se l’aumento del fatturato sia dipeso da maggiori quantità vendute o semplicemente dall’aumento dei prezzi unitari di vendita.

Le cause che danno luogo agli scostamenti possono essere interne o esterne. Le prime sono riferibili a variabili connaturate ai processi gestionali: riguardano le operazioni condotte dentro l'impresa. Le cause esterne risalgono a variabili che traggono origine dall’ambiente in cui l'impresa opera.

Se le cause sono interne lo scostamento è collegabile all’efficienza o all’efficacia, o a entrambe.
L’efficienza è una variabile collegata all'impiego delle risorse fisiche; rientra perciò nella logica dei metodi quantitativi, delle entità esattamente definibili e quindi controllabili.
L’efficacia è una variabile organizzativa: è collegata alle procedure, al modo di fare le cose.

L'analisi degli scostamenti è particolarmente significativa per i costi diretti, cioè per i costi dei fattori direttamente collegabili alla vendita. Si pensi, in una farmacia, al costo di approvvigionamento di determinati medicinali.

Lo scostamento complessivo relativo a un determinato fattore produttivo è dato dalla differenza tra il costo preventivato a budget e il costo effettivo. A sua volta, lo scostamento complessivo può essere suddiviso in scostamenti di quantità e di prezzo.

Rilevate le componenti elementari degli scostamenti (quantità e prezzo dei fattori produttivi), l’analisi deve mirare a individuare le cause di natura gestionale con la finalità di individuare eventuali misure correttive, come, per esempio, la ricerca di un prodotto con un migliore rapporto qualità/prezzo, un’eventuale riduzione delle scorte e così via.

Esempi di costi indiretti, invece, o costi generali sono: l’affitto, le utenze, in parte il costo del personale, etc.
Dal punto di vista operativo, l’analisi degli scostamenti nei costi indiretti risulta più semplice di quella relativa agli scostamenti nei costi diretti. Ci si limita a prendere atto delle variazioni manifestatesi tra i costi di budget e i costi sostenuti, senza procedere a particolari scomposizioni in termini di prezzi e quantità. Ciò nonostante sarà egualmente importante comprendere se eventuali scostamenti negativi siano attribuibili a una gestione poco attenta delle risorse, o a una dinamica del mercato non controllabile, oppure a un elemento che non si era considerato adeguatamente in sede di budget.

Anche l'analisi e l'interpretazione dello scostamento tra i ricavi di vendita programmati e i ricavi di vendita consuntivi assumono un'importanza cruciale per l'impresa che voglia tenere sotto controllo la propria redditività.

Affinché l’analisi sia significativa, essa deve tener conto dei mix di prodotti, ossia la composizione dei prodotti venduti espressa come percentuale delle vendite complessive.
Si dovrà, quindi, cercare di scomporre gli scostamenti nei due componenti elementari:
• lo scostamento di volume, che si verifica -con riferimento ai ricavi- quando la quantità di prodotto effettivamente venduta è diversa da quella programmata;
• lo scostamento di prezzo, che esprime la parte di scostamento dei ricavi imputabile alla realizzazione di un prezzo di vendita effettivo diverso da quello standard.