Approvvigionamento

Parlando di gestione del magazzino, le funzioni di acquisto e quelle di approvvigionamento spesso, all’interno di una farmacia, coesistono nella stessa persona, soprattutto quando si parla di piccole realtà, ma non sono la stessa cosa, non fanno le stesse cose e, quindi, comportano strategie diverse.

Il responsabile dell’approvvigionamento è colui che ha il compito di decidere quando e quanto ordinare. Il “quando” si riferisce al fatto che questa persona deve definire in modo chiaro il fabbisogno della farmacia e i lead time di approvvigionamento garantiti dai fornitori, al fine di mantenere i livelli di servizio che si vogliono offrire alla clientela, mentre il “quanto” si riferisce al fatto che questa stessa persona deve specificare ai fornitori la quantità di prodotti da acquistare.
Chi svolge la funzione acquisti, invece, è responsabile di definire gli impegni con i fornitori al fine di garantire l’optimum della farmacia in termini di qualità e di prezzo. In altre parole, la funzione acquisti garantisce che i fornitori -ai quali dovrà rivolgersi, poi, la funzione di approvvigionamento- corrispondano ai bisogni professionali e finanziari della farmacia.

Sulla base di quanto detto, in una realtà aziendale che abbia a disposizione un certo numero di addetti ai lavori, si potrebbe ipotizzare di investire del ruolo di responsabile dell’approvvigionamento un magazziniere, che abbia fatto proprie le nozioni necessarie di logistica, in quanto chi meglio di lui sa che cosa si muove e cosa no all’interno della farmacia. La carica di responsabile degli acquisti, al contrario, dovrebbe ricoprirla il titolare, in quanto è lui che decide dove comprare e a che prezzo, dato che le aziende è sempre con lui che dialogano. In questo modo le funzioni di acquisto e di approvvigionamento sarebbero perfettamente integrate tra loro, e ciò permetterebbe al titolare di comprare sulla base di numeri reali provenienti da dati certi e non da previsioni fatte a naso. È proprio così, peraltro, che si ottimizzano i processi e si riducono gli sprechi.

Infatti, per valutare se qualcosa all’interno della nostra “azienda” farmacia funziona, è necessario che questo qualcosa sia misurabile attraverso degli indicatori. Per valutare la funzione di approvvigionamento possiamo prendere in considerazione tre aspetti principali:
• servizio al cliente, che consiste nella capacità della farmacia di rendere disponibili i prodotti al momento desiderato dal cliente;
• controllo delle scorte: consegnare il prodotto al cliente con puntualità, va bene. Tuttavia, è necessario mantenere sotto controllo il proprio sistema di approvvigionamento, evitando di avere scorte monumentali. È vero, spesso le scorte nascono come soluzioni relative alle criticità dei fornitori (fornitori poco reattivi, previsioni di vendita non del tutto affidabili, prodotti poco disponibili e via dicendo), ma è necessario andare sempre alla ricerca delle disfunzioni e procedere alla loro eliminazione, ricorrendo a un aumento delle scorte soltanto quando inevitabile. In questo modo si garantisce il livello di servizio che si vuole offrire e si aumenta la performance economica, grazie a un sistema più leggero in quanto lavora con minori scorte;
• controllo dei costi logistici: come già evidenziato, la lavorazione delle scorte ha un costo di una certa entità che non può essere trascurato.

Ma quali sono i metodi di approvvigionamento? Sono principalmente tre:
    • approvvigionamento su ordine del cliente
    • riapprovvigionamento a scorta
    • approvvigionamento su previsione.

Partiamo dal primo punto, cioè dall’approvvigionamento su ordine del cliente. Secondo tale modello, i prodotti necessari alla vendita vengono ordinati di volta in volta sulla base di una specifica richiesta da parte del cliente. Ovviamente questo metodo può risultare utile per quei prodotti che la farmacia muove poco e, pertanto, potrebbe essere antieconomico tenerli a scorta.
Questo metodo ben si adatta alla gestione di quei prodotti che non rientrano nella gamma di offerta della farmacia. In questo caso non viene effettuata nessuna operazione di gestione delle scorte, in quanto, come da definizione, il prodotto è gestito su ordinativo. Tuttavia bisogna fare attenzione che il lead time commerciale sia compatibile con il lead time di approvvigionamento. Il cliente potrebbe attendere l’arrivo di quanto richiesto se si tratta di un integratore o di un altro prodotto non urgente, ma se ha un forte mal di denti e il prodotto è un antinfiammatorio, non aspetterà mai e così il farmacista si ritroverà con una mancata vendita. La stessa mancata vendita, però, potrebbe verificarsi se il grossista non consegna il prodotto ordinato nei tempi stabiliti.
Inoltre, l’utilizzo di questo metodo potrebbe non consentire condizioni economiche favorevoli che, invece, si potrebbero avere ordinando una certa quantità del prodotto direttamente dalla casa produttrice.

Il riapprovvigionamento a scorta si basa, invece, sulla presenza di scorte di un certo numero di articoli che vengono ripristinate in modo sistematico, secondo una ben precisa regola gestionale. Il metodo di riapprovvigionamento a scorta implica, come dice il nome stesso, la formazione di scorte e, pertanto, non è adatto a quei prodotti la cui movimentazione è lenta e aleatoria. Inoltre, tale metodo prevede il ripristino della scorta in modo automatico, senza tener conto delle richieste. Pertanto, se varia la performance di un prodotto, è necessario ricordarsi anche di modificare i parametri di riordino, per non incorrere nell’accumulo di scorte non necessarie.
I metodi di riapprovvigionamento a scorta sono essenzialmente due:
- riapprovvigionamento a livello o punto di riordino;
- riapprovvigionamento a ripristino periodico prefissato (giorni, settimane, mesi).

La scelta del metodo gestionale è una delle decisioni più difficili da prendere, in quanto non basta una conoscenza teorica dei diversi metodi, ma molto dipende dall’esperienza e dalle conoscenze di chi deve attuare la scelta.
Il primo criterio nella scelta del metodo da utilizzare è il lead time di approvvigionamento. Infatti, quando questo è particolarmente lungo può portare ad avere delle scorte di sicurezza e/o lotti di riordino spropositati. Inoltre, un sistema di riapprovvigionamento basato su un ripristino sistematico delle scorte, solitamente è poco reattivo, sia in caso di aumento, sia di decremento delle vendite. Per questo motivo, diventa importante in fase di scelta del metodo anche il prezzo dei prodotti. Infatti, è meglio avere un scorta eccessiva di un articolo di classe C che di classe A.
Il secondo criterio è la natura della domanda dei prodotti. Quanto più questa è aleatoria, tanto meno sarà appropriato il riapprovvigionamento a scorta.
Il riapprovvigionamento a livello di riordino consiste, principalmente, nel determinare un livello di scorte che, una volta raggiunto, dia l’input per l’emissione di un ordine di approvvigionamento, ma questo metodo funziona correttamente solo quando abbiamo statistiche di vendita precise, una buona conoscenza dei tempi di consegna, oltre ad aver effettuato un buon dimensionamento della scorta di sicurezza. Al contrario del metodo di riapprovvigionamento a livello di riordino, il riapprovvigionamento a intervallo costante prevede l’approvvigionamento di quantità variabili a intervalli temporali costanti. In questo caso è necessario calcolare un livello di ripristino noto come disponibilità massima (D). A ogni intervallo prefissato (I) si emette un ordine pari alla differenza tra D e la giacenza presente in quel momento.
D = dm x (T + I) + Ss
Dove dm è la domanda media mensile, T è il tempo di attesa della consegna da parte del fornitore, I l’intervallo prefissato e SS la scorta di sicurezza. Al termine di ogni intervallo I viene emesso un ordine di quantità variabile pari a: O = dm - Ei
Dove O è l’entità dell’ordine a fine intervallo, dm la disponibilità massima ed Ei la giacenza di magazzino alla fine dell’intervallo fissato.

Infine parliamo di approvvigionamento su previsione. Tale modello consiste nel prevedere la domanda di determinati prodotti, in modo da approvvigionarsene prima della richiesta da parte della clientela. Questo è il classico metodo che ben si adatta alla gestione dei prodotti stagionali. Ovviamente, l’intero sistema di approvvigionamento, in questo caso, si basa tutto sull’affidabilità della previsione. Quanto minore è lo scostamento tra la domanda prevista e quella effettiva, tanto minori risulteranno le scorte.
In buona sostanza, le diverse funzioni dell’azienda farmacia (commerciale, acquisti e vendite), elaborano un piano di vendite sull’analisi comune della previsione della domanda di determinati prodotti.
Uno dei vantaggi di questi metodi è, sicuramente, la possibilità di negoziare con i fornitori condizioni commerciali migliori (sconti e/o dilazioni), andando a prenotare determinati prodotti, per un dato periodo dell’anno e in una data quantità. Un altro vantaggio è il fatto che, per il periodo di previsione, se la domanda si mantiene come previsto la farmacia ha minori possibilità di incorrere in rotture di stock.
Al contrario, il principale svantaggio dell’approvvigionamento su previsione è che esso dipende tutto dall’affidabilità della previsione stessa. Infine, quando si adotta questo metodo di approvvigionamento è necessario monitorare da vicino l’andamento effettivo delle vendite, confrontando continuamente quanto previsto con i dati delle vendite effettive. Infatti, se la previsione è errata per difetto, si rischia la rottura di stock, mentre se la previsione è errata per eccesso, sarà necessario ricalcolare in fretta l’approvvigionamento dei prodotti, onde evitare un aumento eccessivo delle scorte.