Budget delle scorte e degli acquisti

Rientra tra i budget economici settoriali (o parziali), quelli cioè che hanno per oggetto la determinazione dei componenti positivi e dei componenti negativi del risultato economico previsto per un determinato periodo amministrativo; essi confluiscono poi nel budget economico generale.
I budget settoriali possono essere così elencati:
• il budget delle vendite
• il budget delle scorte di prodotti
• il budget degli acquisti
• il budget dei costi commerciali
• il budget del costo del personale
• il budget dei costi amministrativi e generali
• il budget del risultato operativo.

È necessario definire anche i programmi relativi alle scorte di prodotti finiti che si desidera tenere in magazzino. Per poter definire, infatti, la quantità di prodotti da acquistare, è necessario stabilire la politica delle scorte e del loro reintegro. In questa sede non si possono approfondire gli aspetti logistici e i risvolti anche finanziari legati alla gestione delle scorte.

Si tratta evidentemente di una delle funzioni più delicate legate alla gestione della farmacia, per la quale, oltre l’esperienza del farmacista, influiscono aspetti previsionali e criteri di ottimizzazione, che possono però in parte essere risolti da un buon supporto informatico.

Occorrerà individuare un punto di equilibrio ragionevole tra i costi finanziari e i rischi connessi allo stoccaggio elevato di prodotti e l’esigenza di continuità e puntualità nei confronti della clientela. Una volta definiti i consumi di materia prima e le relative scorte iniziali e finali, è possibile formulare il budget degli approvvigionamenti relativo ai quantitativi di prodotti da acquistare.

Ma quanto costano all’azienda “farmacia” le scorte? Costano care, ma pochi sono in grado di calcolare il loro costo reale. Le voci di costo che riguardano le scorte sono, principalmente, di tre tipi:
    • oneri finanziari, che si dividono in diretti e indiretti
    • oneri di magazzinaggio
    • fenomeni di deprezzamento.

Gli oneri indiretti nascono dal fatto che le scorte sono la rappresentazione di risorse finanziarie immobilizzate e, di conseguenza, quest’ultime non possono essere utilizzate in altro modo. Pertanto, le scorte identificano quello che in gergo tecnico viene definito un costo-opportunità. L’immobilizzazione delle risorse finanziarie in scorte, infatti, può portare a fenomeni di crisi di liquidità, che a loro volta potrebbero richiedere un ricorso a fidi, prestiti e così via, con conseguenti oneri finanziari diretti.

Gli oneri di magazzinaggio comprendono tutti i costi che nascono dalle attività di stoccaggio. Esempi sono i costi dei magazzinieri, le utenze del magazzino, il software gestionale, nel caso in cui la farmacia ne avesse uno che venga utilizzato esclusivamente per la gestione delle scorte, e via dicendo.

Infine, tra le voci di costo che riguardano le scorte abbiamo anche i fenomeni di deprezzamento. Basti pensare a quello che accade ai farmaci brand quando esce in commercio il relativo generico. Inoltre, ricordiamo che, tranne per alcuni articoli, la maggior parte dei prodotti trattati dalla farmacia presenta una vita economica limitata (data di scadenza) e che, alcune volte, determinati prodotti sono il risultato di mode del momento.

Andando a sommare tutti questi costi, possiamo calcolare il costo specifico, come percentuale di conservazione delle scorte, definito tasso di mantenimento del magazzino. Questo, a seconda del giro d’affari della farmacia e delle capacità gestionali di chi la dirige, varia tra il 20% ed il 30% del valore delle scorte.
Costo di stoccaggio = Valore medio delle scorte X tasso di mantenimento del magazzino