Gestione delle scorte

È la tecnica che permette di determinare il quantitativo ottimale di un determinato prodotto, o del lotto da ordinare, in modo da massimizzare i profitti, cercando di ridurre i costi imputabili alle scorte da tenere in magazzino. È un calcolo importante da considerare, anche perché esistono dei costi che crescono proprio al crescere delle scorte (vedi la voce costo) e, quindi, tali da incidere sul bilancio dell’azienda.

Ogni volta che si parla di analisi delle scorte si ha il dubbio di imbattersi in qualcosa di complicato, di laborioso, di troppo impegnativo. L’analisi delle scorte, tuttavia, è propedeutica a una buona gestione del magazzino. Infatti, attraverso questa si vanno a definire le scorte in eccesso e si lavora per ridurle. Quando c’è una rottura di stock o un ritardo nell’approvvigionamento ce ne rendiamo subito conto, perché il servizio al cliente evidenzia queste criticità. Ma quando le scorte sono eccessive, chi ci avverte? Per questo motivo è necessario definire un metodo ben strutturato di analisi delle scorte e poi applicarlo con regolarità. Ricordiamo, inoltre, che una buona fetta dei prodotti trattati dalla nostra farmacia è soggetta a un consumo stagionale.

Ma come possiamo fare una corretta analisi delle scorte? Partiamo dal principio che non sono necessari troppi dati. Quelli più utili al nostro scopo sono rappresentati da:
• informazioni base di ciascun prodotto (codice, nome, prezzo unitario)
• informazioni di tipo gestionale (lead time di approvvigionamento, scorta di sicurezza, lotto di approvvigionamento, consumo medio giornaliero/settimanale/mensile)
• classe di appartenenza nella segmentazione ABC
• giacenza media o, in alternativa, giacenza istantanea.

Gli indicatori, di cui abbiamo parlato ampiamente nelle slide precedenti, da prendere in considerazione durante un’analisi delle scorte sono, essenzialmente, due:
• il grado di copertura delle scorte
• il rapporto tra giacenza media effettiva/giacenza media teorica.
Tuttavia, tali indicatori per poter dare pienamente il loro contributo al nostro obiettivo devono essere inseriti in un procedimento di analisi ben strutturato. Per questo motivo, occorrerà prima di tutto definire i prodotti in eccesso, attraverso il grado di copertura. Il rapporto giacenza media effettiva/giacenza media teorica ci permetterà, poi, di individuare le cause dell’eccesso, in relazione al dimensionamento (scorta di sicurezza o entità del lotto di approvvigionamento) nel fronteggiare andamenti aleatori.

L’ultima azione da compiere, infine, è analizzare le cause di ciascun eccesso di scorta, tenendo conto della diagnosi appena formulata. Per esempio, se l’eccesso di scorte deriva da un lotto di approvvigionamento troppo grande, sarà necessario ricalcolarlo, per ottenere un valore di questo ottimale.

L’analisi delle scorte deve essere fatta in modo periodico per due motivi:
• in modo da poter intervenire tempestivamente su un eccesso di scorta, quando questa si sta ancora formando;
• perché, se la periodicità non è abbastanza breve, ogni volta bisognerà impegnarsi in un lavoro immane per analizzare le scorte, non avendo svolto un lavoro aggiornato di pari passo.

In farmacia, la strategia di condurre l’attività con scorte ridotte a zero va abbandonata, come pure quella di ingolfarsi di prodotti, in quanto entrambe errate e dalle pericolose conseguenze. Quindi, le problematiche relative alla gestione delle scorte sono molto complesse e si confrontano con equilibri molto delicati tra domanda e offerta. Al riguardo, ci sono formule di calcolo ben precise che il titolare deve conoscere e applicare, per poter parametrizzare il gestionale secondo le sue specifiche scelte strategiche.

Una buona organizzazione del magazzino è fondamentale per avere un puntuale controllo anche visivo delle merci, permettendo a tutti gli addetti di trovarle -anche in assenza del responsabile- e di ridurre i tempi delle operazioni di stoccaggio e reintegro.
È indispensabile gestire una precisa rotazione delle scorte (date di scadenza) e di definire i criteri base di ordinamento e suddivisione delle merci. Non esiste una soluzione migliore a priori, ma ognuno deve decidere in relazione alle dimensioni sia degli spazi disponibili, sia delle quantità presenti.

In qualsiasi azienda, le scorte si possono misurare in termini di:
• grado di copertura, che rappresenta il numero di giorni di consumo che la giacenza a scorta è in grado di garantire ancora;
• indice di rotazione, che esprime il numero di volte che la giacenza a scorta è stata rinnovata nel periodo preso come riferimento (per esempio, un anno).
 
                                                                                        Rimanenze di magazzino
Grado di copertura delle scorte in giorni  =     -------------------------------------
                                                                                           Consumo giornaliero

In questa equazione il consumo giornaliero può far riferimento alla media dei dati relativi a periodi precedenti o a previsioni.

                                                                  Numero di giorni nel periodo
    Indice di rotazione  =      ---------------------------------------------------------
                                                            Grado di copertura delle scorte in giorni

Al posto del numero di pezzi, alla voce rimanenze di magazzino possiamo inserire i costi di acquisto dei prodotti, per effettuare una valutazione della rotazione del capitale investito, oppure il fatturato per valutare le vendite.

Per un corretto controllo delle scorte, occorre poi definire il concetto di giacenza teorica, anche definita giacenza strumentale (running stock), che rappresenta il livello teorico della giacenza e dipende direttamente da due fattori, che concorrono alla sua definizione:
• la scorta di sicurezza, che rappresenta quella parte di giacenza mantenuta a scorta utile e necessaria a fronteggiare gli imprevisti che possono interessare un articolo. Definirla nel modo più preciso possibile è utile per controllare la qualità del servizio al cliente. Infatti, proprio grazie a essa si può evitare una rottura di stock nel caso in cui vi sia un’aumentata richiesta di un dato prodotto, o un ritardo di consegna da parte del fornitore;
• il lotto di approvvigionamento, che esprime la quantità di pezzi di un determinato articolo, che la farmacia ordina ogni qualvolta provvede al suo riordino.


                                                          Lotto di approvvigionamento         
Giacenza strumentale =     -----------------------------------------   + scorta di sicurezza
                                                                                      2

Per un’efficace gestione del magazzino è indispensabili capire quali articoli gestire a scorta e quali no. Successivamente, occorre effettuare una segmentazione delle scorte, in quanto è impensabile applicare le stesse regole e gli stessi parametri di gestione a tutti gli articoli trattati. Un metodo molto utilizzato per farlo è l’analisi ABC o diagramma di Pareto.
La legge di Pareto, anche nota come legge del 20-80, afferma che in uno specifico insieme, una minoranza di fattori (20%) determina la maggioranza delle conseguenze (80%).

In ogni caso tutte queste decisioni vanno periodicamente riconsiderate, perché le cose cambiano: i consumi variano come possono variare i rapporti con i fornitori, e così via. Per questi motivi, è necessario interrogarsi continuamente sull’appropriatezza della scorta di ogni singolo prodotto, gestito a magazzino alle attuali circostanze. Due sono, in particolare, i fenomeni che rappresentano una criticità nella gestione delle scorte:
• l’eccedenza
• la rottura di stock.

Le rotture di stock dipendono generalmente da cause riconducibili ai seguenti aspetti:
- differenze inventariali: ovvero quando la giacenza fisica di un prodotto è diversa da quella indicata dal software gestionale
- scorta di sicurezza troppo esigua: dato che questa serve proprio a evitare le rotture di scorta, l’insorgenza di questa criticità indica che è necessario un suo ridimensionamento.

Al contrario, una giacenza può risultare in eccesso per svariate ragioni, tra cui:
- lotto di approvvigionamento troppo grande, derivante da un suo errato dimensionamento;
- scorta di sicurezza troppo cospicua
- differenza inventariale
- incertezza cronica delle previsioni
- esistenza di una scorta strategica
- esistenza di scorte inattive.