Gestione scaduti

Rilevazione delle date di scadenza e loro inserimento in database
A tutt’oggi non è ancora gestita la rilevazione della data di scadenza del prodotto tramite lettura ottica. La data di scadenza riportata sulla confezione, infatti, può solamente essere riportata a mano nel database gestionale. Non è quindi possibile attribuire univocamente, sul database gestionale della farmacia, un abbinamento tra lotto e data di scadenza.
L’unico abbinamento a oggi possibile è tra codice AIC o codice Paraf/EAN del prodotto e data di scadenza.
La data di scadenza inserita in scadenziario, quindi, indica semplicemente che in farmacia è stato caricato un lotto di quel determinato AIC o codice parafarmaco, che scade in quel determinato mese.
Ciò comporta che al momento della stampa dello scadenziario deve essere verificata la data di scadenza su tutte le confezioni del prodotto giacenti in farmacia e con l’occasione anche l’effettiva corrispondenza della giacenza reale e gestionale del prodotto.
Per alimentare il database dello scadenziario è, quindi, necessario inserire manualmente la data di scadenza, o più date di scadenza su ogni AIC o codice parafarmaco. Così, si dovrebbe inserire la data di scadenza su tutti i prodotti a ogni carico, ma non essendo questa soluzione realisticamente praticabile proponiamo la seguente metodologia, che può essere integrata con alcune funzioni presenti sui gestionali o sui robot (magazzini automatici).
Il metodo prevede che, al momento del carico della merce, siano inserite nello scadenziario tutte le scadenze inferiori ai dodici mesi. Ogni mese vengono esportati dal gestionale, e stampati, tutti i prodotti che risultano essere invenduti negli ultimi undici mesi e ai quali non è inserita nel gestionale una data di scadenza. Questa estrazione consente di verificare questi prodotti e inserirli in scadenziario.
A integrazione di questa procedura alcuni gestionali consentono altresì di estrarre un elenco dei prodotti che, in relazione alla data di carico e al periodo di validità presente in banca dati, dovrebbero essere scaduti o prossimi alla scadenza.
La gestione dei prodotti tramite robot (magazzini automatici) consente di poter avere la certezza che il prodotto evaso sia quello caricato per primo (ma questo non significa che sia anche quello con scadenza più imminente).

Rimozione dagli scaffali dei prodotti in scadenza
Per evitare di lavorare a ridosso della data di scadenza, meglio stampare lo scadenziario del secondo mese seguente e togliere i prodotti in scadenza dagli scaffali (per esempio, al 31 gennaio stampare lo scadenziario relativo al mese di marzo;  febbraio sarà stato stampato il mese precedente). È buona abitudine conservare uno storico dello scadenziario, salvando un file della stampa effettuata in formato pdf in una cartella dedicata prima di svuotare il serbatoio.
Togliere i prodotti in scadenza dagli scaffali.

Se il prodotto non rientra tra i farmaci obbligatori, oppure non riscontro qualche valido motivo per continuare a mantenerlo in farmacia, provvedo a modificare i parametri di riordino. I prodotti rimossi dagli scaffali devono essere riposti in idonee scatole, riportante la dicitura “Farmaci scaduti Non Vendibili”, oppure “Prodotti scaduti non vendibili”, ben isolate dagli altri prodotti.