Il budget

Pianificare significa ipotizzare uno scenario futuro, identificare obiettivi raggiungibili, promuovere e formulare decisioni di carattere strategico dell’azienda e, infine, individuare le risorse indispensabili al raggiungimento degli obiettivi prefissati. Successivamente, gli obiettivi e le strategie così definite devono essere tradotti nel breve termine in programmi di azione.

Il sistema di pianificazione e controllo deve coprire un arco di tempo sufficientemente lungo per consentire all’imprenditore di portare a compimento gli obiettivi prefissati. La durata di un piano a medio termine è, normalmente, di tre anni. Un piano a lungo termine copre un arco di tempo di cinque anni e anche più. Una pianificazione di breve periodo copre generalmente un anno e coincide con l'anno contabile.

Lo strumento fondamentale per realizzare la programmazione annuale dell'attività aziendale è il budget, che consiste essenzialmente in un bilancio previsionale. A differenza del bilancio d’esercizio, che rappresenta i valori rilevati a consuntivo, il budget espone le stesse tipologie di informazioni, ma a livello previsionale.

Il confronto tra obiettivi prefissati e risultati conseguiti sarà poi oggetto di verifica, allo scopo di evidenziare la presenza di eventuali scostamenti e dare l’avvio al processo dell’analisi degli scostamenti e, in caso di difformità tra risultati e obiettivi, alla formulazione di azioni correttive.

Il budget può essere definito come un programma di gestione aziendale che ha la finalità di indirizzare e guidare l’imprenditore al raggiungimento di obiettivi di breve periodo, che sono stati definiti nell’ambito di una pianificazione strategica di medio-lungo periodo.

Redigere un budget vuole allora dire tradurre i piani strategici in obiettivi di natura operativa, che possano venire rappresentati analiticamente. Sintetizzando ulteriormente, un budget è la formulazione in termini quantitativi ed economici di un programma aziendale. Non bisogna, però, limitarsi a definirlo una mera rappresentazione previsionale di valori economici. Trattandosi di un insieme di obiettivi da perseguire tramite un programma di lavoro, esso comporta l’individuazione di una serie di azioni e l’attribuzione di incarichi ai responsabili dell’azienda.

Il budget svolge fondamentalmente le funzioni qui di seguito elencate:

1. Funzione di previsione e di programmazione
È la funzione tradizionale del budget. Esso permette, infatti, di verificare preventivamente la convenienza economica e la fattibilità di determinate ipotesi di gestione futura, indica con precisione gli obiettivi di costo e di ricavo assegnati ai vari centri di responsabilità e traccia le linee guida delle future attività aziendali.

2. Funzione di coordinamento e organizzazione delle risorse
Quanto più il budget è espressione di una pianificazione complessiva dell’azienda, tanto più la traduzione di questa strategia in obiettivi raggiungibili deve coinvolgere tutte le risorse dell’azienda stessa e comporta, quindi, un loro coordinamento e organizzazione.

3. Funzione di responsabilizzazione
Non si può avere una pianificazione senza attribuire compiti e responsabilità ai soggetti che dovranno poi dare attuazione pratica alle azioni necessarie.

4. Funzione di valutazione e di incentivazione
I responsabili delle varie funzioni potranno essere valutati ed eventualmente incentivati in base al raggiungimento degli obiettivi assegnati.

5. Funzione di controllo
Si tratta di una delle fasi fondamentali dell’attività di pianificazione e controllo. Il confronto tra obiettivi e risultati, o più precisamente l’analisi degli scostamenti e l’individuazione delle cause degli stessi, dovrà fornire gli elementi necessari a mettere in atto gli eventuali interventi correttivi.

Ci sono, poi, ulteriori caratteristiche e finalità del budget, inteso quindi non come mero strumento di pianificazione contabile e finanziaria, ma come strumento di gestione e organizzazione delle risorse aziendali:

• Agevolare il processo di cambiamento organizzativo
• Responsabilizzare le risorse umane
• Identificare con maggior esattezza le aree di responsabilità
• Definire con maggior profondità gli obiettivi
• Incrementare la condivisione delle azioni da intraprendere
• Proporre simulazioni alternative per l’ottimizzazione degli obiettivi aziendali
• Sensibilizzare gli operatori alla monetizzazione dei fenomeni aziendali
• Accentuare l’efficacia del controllo gestionale
• Ridurre le inefficienze.

Il processo di elaborazione del budget è costituito da una serie di analisi e valutazioni la cui finalità è determinare i programmi d'azione, avendo come di riferimento le strategie aziendali. La redazione del budget scaturisce, infatti, da una pianificazione strategica e corrisponde alla fase di formalizzazione delle azioni da intraprendere e di definizione degli obiettivi in termini quantitativi e delle modalità di attuazione delle scelte strategiche effettuate dall’imprenditore.

La redazione del budget è tanto più efficace quanto più essa comporti il coinvolgimento di tutti i responsabili che lavorano in azienda.

Il budget, come si è detto, normalmente copre un orizzonte temporale di un anno. Questo arco temporale è ritenuto significativo anche perché ben si presta a confronti con i bilanci consuntivi che, almeno per quanto riguarda i rendiconti previsti dalla normativa civilistica, coprono l’esercizio fiscale, che generalmente corrisponde all’anno solare. Il periodo annuale consente, inoltre, di neutralizzare fattori stagionali che periodi più corti renderebbero critici. Si pensi, per esempio, alle difficoltà di confronto tra due periodi trimestrali, di cui il primo riferito ai mesi invernali e il secondo a quelli estivi e comprendente il mese di agosto. Detto questo, potrebbe essere considerato utile dettagliare il singolo budget in budget aventi un arco temporale inferiore (budget mensili, trimestrali eccetera).

Una volta elaborati, i budget funzionali possono essere tra loro integrati al fine di ottenere un budget economico e un budget patrimoniale, i quali, affiancati da un budget finanziario, formano il cosiddetto "Budget generale d'impresa", o "Master budget".

Lo sviluppo dei piani di azione e dei relativi budget è differente da impresa a impresa, in funzione dell’organizzazione aziendale, della sua dimensione, del grado di coinvolgimento delle persone che l’imprenditore desidera partecipino all’elaborazione del budget.
I budget operativi riflettono le diverse funzioni presenti in azienda e le attività che queste svolgono: attività commerciale, attività di produzione, attività amministrativa, e così via.

I budget economici settoriali (o parziali) hanno per oggetto la determinazione dei componenti positivi e dei componenti negativi del risultato economico previsto per un determinato periodo amministrativo; essi confluiscono poi nel budget economico generale. I budget settoriali possono essere così elencati:

• il budget delle vendite
• il budget delle scorte di prodotti
• il budget degli acquisti
• il budget dei costi commerciali
• il budget del costo del personale
• il budget dei costi amministrativi e generali
• il budget del risultato operativo.

In una farmacia non si prenderanno in considerazione così tanti budget, ma dare evidenza della possibilità di separare gli aspetti previsionali in settori aiuta a comprendere meglio la logica di analisi e valutazione dei fattori aziendali necessaria alla stesura di un budget economico.