Il libro giornale

Ai sensi dell’art 2214 del Codice Civile, l’imprenditore che esercita un'attività commerciale è obbligato a tenere:
• il libro giornale
• il libro degli inventari
• le altre scritture contabili richieste dalla natura e dalle dimensioni dell'impresa.
Vanno, inoltre, conservati per dieci anni gli originali di lettere, telegrammi e fatture ricevute, nonché copie di lettere, telegrammi e fatture spedite. Queste disposizioni non si applicano ai piccoli imprenditori.

Nel libro giornale vanno riportate, giorno per giorno, le operazioni relative all'esercizio dell'impresa (art. 2216 Cod. Civ.). Non sono permesse registrazioni cumulative comprendenti le varie operazioni effettuate.
Queste le informazioni minime che il libro giornale deve riportare:
• data dell’operazione;
• descrizione dell’operazione;
• rappresentazione dell’operazione, con indicati i conti di mastro coinvolti nel fatto di gestione;
• importi delle operazioni, distinti per ciascun conto di mastro.

Il libro deve essere tenuto ordinatamente, senza spazi in bianco, interlinee e trasporti in margine (art. 2219 del Codice Civile). Non ci possono essere abrasioni e, in caso sia necessaria qualche cancellazione, questa va fatta in modo che le parole cancellate siano leggibili.

• La registrazione delle operazioni deve avvenire sempre con riferimento alla data di effettuazione delle stesse, e non a quella della rilevazione contabile.
• La registrazione deve avvenire nel termine di 60 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione.
• La stampa può avvenire successivamente, a condizione che si tratti di fatti relativi all’esercizio per il quale non sono ancora scaduti i termini per la dichiarazione dei redditi.
• In pratica, la stampa può avvenire entro il termine per la dichiarazione dei redditi (30/9 dell’anno successivo all’esercizio di riferimento).

Il libro giornale non è soggetto a vidimazione (art. 2218 Cod. Civ.: bollatura facoltativa). Deve essere numerato progressivamente in ogni pagina, per anno solare. ll libro giornale, come gli altri libri obbligatori, può essere formato e tenuto con strumenti informatici (art. 2215-bis Cod. Civ.), ma va poi stampato, a meno che l’azienda non si doti dello strumento della conservazione sostitutiva (archiviazione digitale).

È possibile tenere libri giornali sezionali, dove riportare tutte le annotazioni relative a specifiche categorie di operazioni, oppure a una determinata zona o settore di attività. Sarà, però, in questo caso necessario redigere anche un libro giornale riassuntivo.

Tutti i libri contabili tenuti con sistemi meccanografici devono essere stampati entro tre mesi dal termine di presentazione del modello Unico dell’anno al quale si riferiscono. I libri contabili, prima di essere messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e, qualora sia previsto l'obbligo della bollatura o della vidimazione, devono essere bollati in ogni foglio dall'Ufficio del Registro delle imprese o da un notaio, secondo le disposizioni delle leggi speciali.
L'Ufficio del Registro delle Imprese o il notaio devono dichiarare, nell'ultima pagina dei libri, il numero dei fogli che lo compongono. Il libro giornale e il libro degli inventari devono essere numerati progressivamente, ma non sono soggetti a bollatura, né a vidimazione.