Libro unico del lavoro

Questo libro ha sostituito (art. 39 e 40 del Dl 112/2008) sia il libro paga, sia il libro matricola, che il titolare di farmacia doveva tenere ai fini previdenziali/assistenziali, con l’obiettivo di semplificare gli obblighi connessi con la gestione dei dipendenti. In questo libro, dove si registrano le operazioni che derivano dai rapporti di lavoro, vanno riportati tutti i dati relativi ai dipendenti e collaboratori, coordinati e continuativi, anche occasionali (ex art. 61 del Dlgs 276/2003) e associati in partecipazione. Quindi, vanno annotate le informazioni che li riguardano, dal contratto di lavoro alle detrazioni d’imposta spettanti, dalle ore lavorate ai periodi di assenza, alle somme e valori corrisposti, con l’ammontare delle ritenute d’acconto effettuate (art. 21 del Dpr 600/1973).

Nel Libro unico non vanno riportati i dati dei seguenti soggetti:
• collaboratori familiari
• soci lavoratori, sempre che non sia stato attivato per loro un rapporto di lavoro riconducibile alle tipologie contrattuali sopra indicate.

I libri contabili, prima di essere messi in uso, devono essere numerati progressivamente in ogni pagina e, qualora sia previsto l'obbligo della bollatura o della vidimazione, devono essere bollati in ogni foglio dall'Ufficio del Registro delle imprese o da un notaio, secondo le disposizioni delle leggi speciali. L'Ufficio del Registro delle Imprese o il notaio devono dichiarare, nell'ultima pagina dei libri, il numero dei fogli che lo compongono. Il Libro unico del lavoro, oltre a rispettare una numerazione sequenziale, deve essere vidimato dall’Inail o, a seconda della sua elaborazione e stampa, da parte dei soggetti autorizzati dall’Inail.
Va conservato per un periodo di 10 anni dall’ultima annotazione o, se non usato, dalla data della sua vidimazione o, comunque sia, fino alla scadenza dei termini di accertamento e alla definizione dell’eventuale contenzioso.

Ricordiamo che, ai sensi dell’art. 2220 del Codice Civile, tutti i libri contabili devono essere obbligatoriamente conservati per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione, mentre per la normativa fiscale, libri e documenti contabili (ricevute estratti conto bancari, fatture emesse e ricevute, documenti di trasporto, ecc.) vanno conservati sino alla scadenza dei termini d’accertamento, o sino alla definizione dell’eventuale contenzioso.