Magazzino, organizzazione

Magazzino: una parte essenziale della farmacia, sul cui ruolo divergono, però, molto le opinioni. C’è chi lo definisce come un semplice spazio dove stoccare le merci, chi lo definisce come un alleato per la redditività dell’azienda e chi, invece, lo definisce addirittura come un “borseggiatore autorizzato”.
Avere le idee ben chiare sulla funzione del magazzino, invece, ci permette di capire come mai le farmacie, così come, peraltro, tutte le aziende di retail, abbiano la necessità di poter contare su ben definite scorte, anche se il loro costo rende necessari sia un’accurata gestione, sia un loro attento monitoraggio.

Il magazzino, in realtà, altro non è che la risultante tra i flussi delle merci in entrata e quelli in uscita. I flussi in entrata sono controllati dai soggetti che emettono gli ordinativi, mentre quelli in uscita sono dettati dalla clientela, in quanto il loro andamento dipende direttamente dalle vendite. Pertanto, il controllo delle scorte si opera principalmente attraverso il controllo dei flussi in entrata (anche se questi devono rapportarsi con i flussi in uscita).

Una buona organizzazione del magazzino è fondamentale per avere un puntuale controllo anche visivo delle merci, permettendo a tutti gli addetti di trovarle -anche in assenza del responsabile- e di ridurre i tempi delle operazioni di stoccaggio e reintegro.
È indispensabile gestire una precisa rotazione delle scorte (date di scadenza) e di definire i criteri base di ordinamento e suddivisione delle merci. Non esiste una soluzione migliore a priori, ma ognuno deve decidere in relazione alle dimensioni sia degli spazi disponibili, sia delle quantità presenti.

All’interno dell’azienda farmacia, la creazione di un magazzino è dovuta principalmente ai seguenti motivi:
• commerciali, scorte imposte dalla clientela per garantire determinati livelli di servizio
• economico-strategici, acquisto di determinate quantità per beneficiare di prezzi più convenienti
• legislativi, presenza obbligatoria in farmacia di determinati prodotti (es. Tab. 2 Farmacopea Ufficiale).

Le scorte di natura commerciale rappresentano una conseguenza diretta del lead time, inteso come il tempo di attesa tra la richiesta di un prodotto e la sua dispensazione, che viene ritenuto tollerabile nel servizio al cliente (lead time commerciale).

Le merci possono poi essere suddivise tra etico e parafarmaco. All’interno dell’etico può essere gestito un unico ordine alfabetico, oppure si possono individuare le aziende dalle quali si acquista direttamente e dedicare loro uno spazio riservato. Così come i generici acquistati direttamente. Anche in presenza di confezioni particolarmente voluminose, per esempio le lavande vaginali pronte, può essere riservato uno spazio dedicato .
Per il farmaco OTC e SOP, in considerazione della concentrazione degli acquisti diretti dalle aziende e di una presenza di scorte usualmente maggiore rispetto al farmaco etico, si crea uno spazio dedicato e, di norma, suddiviso per aziende.
Per il parafarmaco, invece, una soluzione potrebbe essere quella di rispettare, anche per lo stoccaggio, il category presente in area vendita, almeno per le macro suddivisioni. Questo consente a tutti gli addetti di individuare agevolmente le scorte.
Macro suddivisioni possono essere:
• cosmesi
• igiene
• medicazione
• alimenti bambini
• alimenti adulti, per esempio enerzona, etc
• alimenti particolari, per esempio celiaci, nefropatici…

Le voci di costo che riguardano le scorte sono, principalmente, di tre tipi:
    • oneri finanziari, che si dividono in diretti e indiretti
    • oneri di magazzinaggio
    • fenomeni di deprezzamento.

Andando a sommare tutti questi costi, possiamo calcolare il costo specifico, come percentuale di conservazione delle scorte, definito tasso di mantenimento del magazzino. Questo, a seconda del giro d’affari della farmacia e delle capacità gestionali di chi la dirige, varia tra il 20% ed il 30% del valore delle scorte.

In conclusione, le cose alle quali pensare e quelle da fare sono davvero tante e richiedono la collaborazione di tutte le funzioni aziendali (acquisti, vendite, logistica). Solamente in questo modo si potrà lavorare senza sprechi e ottimizzando tutte le risorse, sia economiche, sia umane.

La farmacia italiana si trova in un momento storico in cui non ci si possono permettere immobilizzazioni in scorte, ma bisogna essere bravi, sulla base di un’analisi continua dei dati, a capire le esigenze del proprio bacino d’utenza e su queste costruire la propria gamma di prodotti da tenere in magazzino. Il tempo del “almeno un pezzo a magazzino voglio tenerlo” è finito. Ma bisogna anche evitare di costringere il paziente in un continuo vai e vieni dalla farmacia. È proprio il momento di capire il ruolo dinamico del magazzino all’interno dell’”azienda” farmacia e imparare a gestirlo al meglio.