Verifica fiscale in farmacia

La verifica fiscale è il più importante strumento istruttorio finalizzato a prevenire, ricercare e reprimere le violazioni delle norme tributarie e finanziarie, nonché a qualificare e quantificare la capacità contributiva del contribuente. Tale metodologia di controllo richiede numerosi sforzi da parte del Fisco e altrettanti sforzi e sacrifici da parte del farmacista controllato, anche in termini di tempo necessariamente sottratto alla propria attività. La verifica fiscale può essere effettuata da funzionari della competente Agenzia delle Entrate, ovvero da militari della Guardia di Finanza. Per ogni giorno di verifica deve essere redatto un apposito processo verbale attestante le operazioni svolte, i rilievi mossi ovvero le osservazioni del contribuente.

Fasi della verifica
Le fasi comprendono l’accesso dei verificatori, le ricerche e le perquisizioni e, infine, le ispezioni e le altre rilevazioni.

L'accesso dei verificatori
In sede di accesso i verificatori devono qualificarsi, esibendo -unitamente alle loro tessere personali di riconoscimento- l’ordine di accesso, firmato dal Capo ufficio per i funzionari dell’Agenzia delle Entrate o dal Comandante di reparto per la Guardia di Finanza (una copia deve essere consegnata al contribuente), devono informare il farmacista delle ragioni della verifica, dei suoi diritti e obblighi e documentare le operazioni eseguite nel processo verbale di apertura delle operazioni. Qualora i verificatori procedano con modalità non conformi alla legge, il farmacista deve evidenziare a verbale le presunte irregolarità e poi, se del caso, rivolgersi al “Garante del contribuente” (organo monocratico scelto e nominato dal presidente della Commissione Tributaria Regionale, o sua sezione distaccata nella cui circoscrizione è compresa la Direzione regionale delle Entrate).

Il Processo verbale di constatazione (Pvc)
È un atto endoprocedimentale con la cui redazione si chiudono le operazioni di verifica e si formalizzano le contestazioni. Da tale atto devono risultare le ispezioni e le rilevazioni eseguite, le richieste fatte e le risposte date. È essenziale leggere attentamente il processo verbale di constatazione prima di sottoscriverlo e fare verbalizzare le proprie eccezioni difensive. È opportuno ricordare che la mancata sottoscrizione del verbale da parte del contribuente non compromette la sorte del verbale stesso, nel quale verrà inserita la dicitura “la parte si rifiuta di firmare” e, quindi, non vanifica le operazioni di controllo.

Ricerche e perquisizioni
La fase di ricerca può essere preceduta dalla richiesta al contribuente di esibire spontaneamente la documentazione contabile obbligatoria (libri, registri, scritture contabili e documenti), quella facoltativa e la documentazione extra-contabile in suo possesso. I verificatori, poi, possono procedere al reperimento di tutto il materiale ritenuto utile ai fini del controllo, compreso quello contenuto in supporti informatici. Qualora le scritture contabili del contribuente sottoposto a verifica siano presso altri soggetti (per esempio, il proprio commercialista) che le detengono per suo conto, il contribuente deve esibire apposita attestazione. I libri, i registri, le scritture e i documenti di cui venga rifiutata l’esibizione non potranno essere presi in considerazione: tale rifiuto potrebbe, però, essere molto controproducente, in quanto esso equivale a sottrarsi all’ispezione.

Ispezioni e altre rilevazioni
Tale fase prevede l’analisi, il controllo e l’accertamento di tutte le scritture, dei libri, dei registri e di ogni documento obbligatorio, nonché il raffronto di tale documentazione con altre fonti di prova documentali acquisite nel corso delle ricerche o nelle fasi successive della verifica (corrispondenza commerciale, agende, appunti, documentazione acquisita presso gli istituti di credito, l’amministrazione postale e via dicendo). Le rilevazioni permettono di valutare la corrispondenza dei valori ai dati dichiarati e documentati, la loro congruità nel contesto dell’intera gestione e la continuità sostanziale delle poste esaminate nelle varie annualità.
La verifica si conclude con la redazione del verbale di chiusura delle operazioni, che deve essere sottoscritto dal farmacista, previo controllo che le informazioni fornite, nonché le osservazioni e difese effettuate, siano state correttamente riportate nel verbale. Dopo il rilascio della copia del processo verbale di chiusura delle operazioni da parte degli organi di controllo, il contribuente ha 60 giorni di tempo per comunicare all’ufficio impositore osservazioni e richieste, presentando apposite memorie difensive.

Sequestro di documenti e scritture contabili
I documenti e le scritture contabili possono essere sequestrati soltanto quando:
• non è possibile riprodurli o farne constatare il contenuto nel verbale;
• il contribuente contesta il contenuto del verbale;
• il contribuente rifiuta di sottoscrivere il verbale.
I libri e i registri non possono essere sequestrati. I verificatori possono, comunque sia:
• eseguire o farne eseguire copie ed estratti;
• apporre nelle parti che interessano la propria firma o sigla con la data e il bollo dell’Ufficio;
• adottare le cautele necessarie per evitarne l’alterazione o la sottrazione.

Controlli informatici e domiciliari
La legge prevede differenti regimi di autorizzazione, a seconda del luogo in cui la verifica viene effettuata, la cui inosservanza può determinare anche la nullità degli atti compiuti: l’autorizzazione del capo dell’Ufficio per ispezioni, verifiche e ricerche nei locali destinati all’esercizio di attività commerciali, e l’autorizzazione del Procuratore della Repubblica per le perquisizioni personali o domiciliari. I verificatori possono, poi, prendere visione della documentazione presente nei supporti informatici soltanto in presenza del contribuente, procedendo successivamente all’estrazione di copie. Essi possono anche prendere visione delle e-mail, purché già aperte e visionate dal contribuente; diversamente, per quelle ricevute e non ancora visualizzate, è necessaria l’autorizzazione del Procuratore della Repubblica. Gli ispettori possono, inoltre, controllare gli autoveicoli, a condizione che siano inseriti nella contabilità dell’impresa sottoposta a verifica.
Non è necessaria l’autorizzazione per i locali promiscui: non sono tali i locali posti nello stesso edificio, ma divisi da una porta o con ingressi separati (per esempio, appartamento per i turni, se separato). I controlli possono anche essere effettuati presso l’abitazione del contribuente purché i verificatori siano stati preventivamente autorizzati dal Procuratore della Repubblica territorialmente competente. In assenza della specifica autorizzazione l’accesso è legittimo se dal verbale risulta che il contribuente ha espresso in modo volontario e consapevole il proprio assenso. È opportuno, quindi, chiedere se i verbalizzanti sono in possesso dell’autorizzazione perché è improbabile che la verifica sia stata autorizzata dal Procuratore della Repubblica. Tale autorizzazione viene, infatti, rilasciata soltanto in presenza di gravi indizi di evasione.

Oggetto dei controlli
I controlli più frequenti sono di tipo documentale (studi di settore, controlli delle scritture contabili e via dicendo). Essi sono, altresì, volti alla verifica dell’aggiornamento dei libri contabili obbligatori, alla rilevazione del personale in forza e dei prezzi di vendita degli articoli più significativi, nonché alla raccolta di alcune informazioni quali, a mero titolo esemplificativo, la dimensione della farmacia, l’anno d’inizio dell’attività, le modalità di approvvigionamento e il capitale proprio investito nell’attività.
La verifica fiscale, però, può anche essere rivolta a rilevare eventuali incongruenze di tipo documentale e contabile ed elementi sintomatici di vendite e/o acquisti non contabilizzati, quali la registrazione di incassi inferiori a quelli reali, che si concretizza con il mancato rilascio degli scontrini fiscali, la presenza di giacenze di magazzino effettive diverse da quelle contabili o, ancora, la presenza di rilevanti giacenze contabili di cassa oppure consistenti prelievi del titolare privi di una plausibile giustificazione. A tal fine i verificatori possono prendere visione anche di documentazione contabile ed extracontabile, di floppy disk, di altri supporti di memorizzazione dati (per esempio, cd, pen disk e simili) e dei dati contenuti nell’hard disk. In alcuni casi la verifica mira alla ricostruzione del giro d’affari e alla determinazione della percentuale di ricarico dei prodotti diversi dai farmaci, cioè della maggiorazione applicata dal farmacista al prezzo di acquisto ai fini della determinazione del prezzo di vendita al pubblico (per esempio, un basso ricarico dichiarato rispetto a quello ritenuto verosimile è indice di sottofatturazioni in vendita).

Durata
È previsto che i giorni di permanenza della Guardia di Finanza presso l’esercizio soggetto a ispezione non possano superare i 15 giorni per i lavoratori autonomi e le imprese in contabilità semplificata, ovvero i 30 giorni per tutti gli altri soggetti. Per il calcolo dei giorni devono essere considerati soltanto quelli di effettiva presenza dei funzionari presso i locali interessati dall’ispezione, non rilevando eventuali giorni di verifica svolti presso gli uffici dei funzionari. Secondo lo Statuto dei Diritti del contribuente, la verifica non dovrà superare i 30 giorni lavorativi, “prorogabili per ulteriori 30 giorni nei casi di particolare complessità dell’indagine, individuati e motivati dal dirigente dell’ufficio”. Tale proroga dovrà essere sottoscritta dal capo dell’Ufficio e comunicata, tramite regolare notifica, al contribuente.

Come prepararsi
È bene avere una contabilità regolarmente tenuta e aggiornata e conservare in farmacia un’ordinata documentazione, verificare che la giacenza di cassa corrisponda alle scritture contabili, accertarsi che le persone presenti in farmacia abbiano uno specifico documentato inquadramento (dipendenti, collaboratori familiari) e che il magazzino fisico corrisponda a quello contabile, tenere a disposizione la stampa degli inventari di fine anno firmati a conforto del dato indicato nelle scritture contabili e fiscali.

In sintesi, un "vademecum" per il titolare
- Accertarsi che i verificatori siano muniti di apposita autorizzazione
- Controllare l’identità dei verificatori e la lettera d’incarico è un diritto del titolare
- Consentire l’accesso dei verificatori unicamente ai locali destinati all’esercizio dell’attività. Per l’accesso in locali diversi è necessaria l’autorizzazione del Procuratore della Repubblica: tale autorizzazione richiede, però, indizi di gravi violazioni. Analoga autorizzazione per perquisizioni e apertura coattiva di beni personali. In difetto di autorizzazione il farmacista può negare l’accesso.
- Avere cura che l’accesso avvenga in propria presenza o in presenza di un proprio delegato
- Segnalare eventuali recenti verifiche per evitare accessi reiterati
- Farsi assistere da un professionista: è nei diritti del titolare
- Accertarsi che la verifica avvenga nel rispetto dello Statuto del Contribuente
- Prendere visione dei verbali giornalieri e del Pvc ed, eventualmente, fare verbalizzare le proprie osservazioni.
- Tenere altresì presente che è possibile rivolgersi al Garante del Contribuente.